Cómo crear resúmenes de reuniones con GPT-3 de OpenAI

¿Alguna vez has asistido a una reunión de trabajo en la que no te quedas más sabio acerca de las tareas que te asignaron o qué consenso se alcanzó? Todos hemos estado ahí, especialmente cuando mucha gente habla al mismo tiempo, las preguntas quedan sin respuesta o el plazo para el envío de un informe no está claro.

A menudo tanto la productividad como la claridad se ven afectadas. (No hay nada peor que tener que programar otra reunión para hablar de esa primera reunión).

Así que en lugar de perseguir a la persona que toma notas, utiliza la integración de Zapier con OpenAI (los creadores de ChatGPT) para salvar el día. Puedes crear flujos de trabajo automáticos, que llamamos Zaps, que inciten a GPT-3 a crear resúmenes de reuniones y enviarlos al canal de Slack de tu equipo. A continuación, te mostraremos dos formas diferentes de hacerlo.

Crear transcripciones y resúmenes de reuniones a partir de una grabación

Llevo mucho tiempo buscando una herramienta que proporcione transcripciones automáticas y que también pueda crear un resumen preciso de dicho texto. De esta manera, podré captar rápidamente la idea principal de una reunión y ver si tengo alguna tarea que abordar. Afortunadamente, la integración de Zapier con OpenAI cuenta con un paso de acción que se basa en Whisper, un sistema de reconocimiento automático de voz (ASR), que me permite hacer precisamente eso.

Puedes crear flujos de trabajo automáticos, lo que llamamos Zaps, que solicitan a Whisper que cree transcripciones de archivos de audio que cargues, y luego crear un resumen del texto. Esto permitirá que todos sigan en la misma página y no se pierdan detalles importantes de tu día a día.

Puedes crear tu propio Zap desde cero sin necesidad de conocimientos de programación, pero también ofrecemos plantillas rápidas para que puedas empezar. Si deseas comenzar con una plantilla, haz clic en la plantilla Zap que aparece a continuación y se abrirá el editor de Zap. Necesitarás crear una cuenta en Zapier si aún no tienes una. Luego, sigue las indicaciones que aparecen a continuación para configurar tu Zap.

Antes de comenzar

Para este tutorial, utilizaremos Dropbox para las cargas de archivos entrantes. Asegúrese de que su Dropbox (u otra aplicación de almacenamiento) tenga una carpeta para los archivos de audio de su reunión e incluya al menos un archivo de audio. Los archivos de audio también deben tener un tamaño de 25 MB o inferior y ser uno de los siguientes tipos de archivo: MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV o WebM.

Como estamos utilizando Whisper de OpenAI para transcribir los archivos de audio, necesitarás una cuenta de OpenAI y una clave de API. Si no tienes una cuenta de OpenAI, crear una es gratuito. Una vez que crees tu clave de API, asegúrate de guardarla en un gestor de contraseñas, ya que no podrás recuperarla de nuevo.

Configura tu activador de Dropbox

Primero, configura tu activador, el evento que inicia tu Zap. Selecciona Dropbox como tu aplicación activadora y Nuevo archivo en carpeta como tu evento activador.

Si aún no lo has hecho, se te solicitará que conectes tu cuenta de Dropbox. Haz clic en Elegir una cuenta... y luego selecciona una cuenta del menú desplegable (si ya has conectado Dropbox a Zapier anteriormente) o haz clic en + Conectar una cuenta nueva.

A continuación, selecciona la carpeta de Dropbox que deseas usar. En nuestro caso, hemos creado una carpeta de Dropbox llamada Transcripciones de reuniones. Puedes dejar la configuración predeterminada como Sí para incluir el contenido del archivo.

A continuación, haga clic en Continuar. Necesitaremos un archivo de carpeta existente para configurar el resto de este Zap, así que haga clic en Probar activador. Si la prueba es exitosa, verá el contenido de su archivo de carpeta. Haga clic en Continuar.

Configura tu acción de OpenAI

Ahora configuraremos la acción, o sea, el evento que realizará tu Zap una vez que se active. Selecciona OpenAI como tu aplicación de acción y Crear Transcripción como tu evento de acción. Haz clic en Continuar.

Luego, si aún no lo has hecho, se te solicitará que conectes tu cuenta de OpenAI a Zapier. Haz clic en Elegir una cuenta… y selecciona una cuenta del menú desplegable (si ya has conectado OpenAI a Zapier anteriormente) o haz clic en + Conectar una nueva cuenta. A continuación, se te pedirá que ingreses tu clave de API de OpenAI que copiaste anteriormente, en una ventana emergente.

Una vez hayas hecho eso, vuelve al editor de Zap y haz clic en Continuar.

Ahora viene la parte más importante: Indicarle a tu Zap dónde obtener el archivo de audio y las instrucciones para crear una transcripción a partir de él. Haz clic en el campo de archivo y selecciona Enlace directo a multimedia del menú desplegable Insertar Datos.

A continuación está tu indicación. Aunque no es necesario instruir a GPT para crear una transcripción (la acción Zap se encargará de eso por ti), puedes utilizar este campo para mejorar la calidad de la transcripción. Por ejemplo, puedes pedirle a GPT que elimine las marcas de tiempo o que agregue palabras clave o nombres de empresas específicos para evitar errores de ortografía por parte de la IA.

También puedes elegir el formato de respuesta, lo que significa qué tipo de formato de archivo de texto quieres que tenga el archivo final. En nuestro caso, simplemente utilizaremos el texto estándar, pero puedes elegir SRT, JSON y más.

Finalmente, también puedes añadir el idioma del audio. Si lo dejas en blanco, se establecerá por defecto en inglés. Una vez que hayas terminado de configurar estos campos, haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de probar tu acción. Cuando hagas clic en Probar y revisar o Probar y continuar, Zapier traerá un resumen de OpenAI según como personalizaste los campos en tu Zap.

Una vez que veas que tu desencadenador funciona correctamente, haz clic en el botón + en la parte inferior de tu pantalla para añadir un nuevo paso a tu Zap.

Configura tu acción de Dropbox

Ahora vamos a configurar el siguiente paso de este flujo de trabajo, que creará un nuevo archivo de texto en Dropbox con la transcripción generada por OpenAI. Selecciona Dropbox como tu aplicación de acción y Crear archivo de texto como tu evento de acción.

Haz clic en Continuar.

Conecta tu cuenta de Dropbox a Zapier (o selecciona una cuenta existente) y haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de configurar tu acción de Dropbox. Selecciona en el campo Carpeta a qué carpeta de Dropbox quieres enviar la transcripción. En nuestro Zap, estaremos enviando la transcripción a la misma carpeta donde almacenamos los archivos de audio.

Una vez que hayas terminado de seleccionar la ubicación de tu carpeta, obtén el nombre de archivo de Dropbox haciendo clic en el campo Nombre de archivo y seleccionando Nombre de archivo de Dropbox del menú desplegable de datos.

Ahora viene la parte más importante: Querrás obtener tus resultados de Whisper (tu transcripción) haciendo clic en el campo Contenido del archivo y seleccionando Contenido del menú desplegable de datos. Esto añadirá el archivo de transcripción a tu carpeta de Dropbox.

También puedes elegir si quieres sobrescribir el archivo o no, pero en este caso debes seleccionar No. Luego, haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de probar tu acción. Cuando hagas clic en Probar acción, Zapier enviará una transcripción a Dropbox de acuerdo a cómo hayas configurado tu acción.

Es una buena idea probar tu Zap para comprobar si tu transcripción se ve bien. Si funcionó correctamente, deberías ver una transcripción dentro de la carpeta de Dropbox que configuraste. Aquí te mostramos cómo se ve la nuestra:

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Una vez que hayas revisado la transcripción que tu Zap ha creado, haz clic en el botón + en la parte inferior de la pantalla para añadir un nuevo paso a tu Zap.

Configura tu acción de OpenAI

Ahora es el momento de configurar tu próxima acción. Selecciona OpenAI para tu aplicación de acción y Enviar sugerencia para tu evento de acción.

Haz clic en Continuar. Luego, conecta tu cuenta de OpenAI y haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de configurar tu acción. En el campo Modelo, puedes dejar seleccionado text-davinci-003 ya que es el que recomendamos para obtener los mejores resultados.

Ahora personalizarás tu instrucción para OpenAI. En el campo de Prompt, proporciona a OpenAI las instrucciones que deseas para que resuma tu transcripción de manera efectiva. Para el ejemplo de mi instrucción, escribí:

Crea un resumen (en forma de viñetas) que resuma todo el contenido de la reunión.

También podrías incluir instrucciones más específicas sobre cómo proporcionar los próximos pasos o tareas para personas específicas, por ejemplo, o incluir un conteo específico de palabras.

Una vez que hayas redactado tu indicación, asegúrate de obtener los datos de tu paso Dropbox haciendo clic dentro del campo Indicación y seleccionando Texto de archivo en el menú desplegable de inserción de datos.

Después de personalizar tu indicación, puedes ajustar la temperatura (nivel de creatividad) de la escritura, así como la longitud máxima.

Ahora, prueba tu acción. Si no estás satisfecho con tu resumen de OpenAI, ajusta tu indicación hasta que estés satisfecho con tus resultados.

Para agregar tu último paso a tu Zap, haz clic en el botón + que se encuentra en la parte inferior de tu pantalla.

Configura tu acción en Slack

Ahora configuremos tu última acción para enviar el resumen de tu reunión. Selecciona Slack como tu aplicación de acción y Enviar mensaje al canal como tu evento de acción. Haz clic en Continuar.

Si aún no tienes tu cuenta de Slack conectada, conéctala ahora y haz clic en Continuar.

Ahora configuremos tu acción, o cómo deseas que se configure tu mensaje. Primero, selecciona en el campo Canal a qué canal te gustaría que se publique tu mensaje. En nuestro caso, utilizaremos el canal de Slack de nuestro equipo de contenido.

A continuación, personaliza el mensaje de Slack haciendo clic en el campo de Texto del Mensaje, luego selecciona los datos de OpenAI que necesitas incluir desde el menú desplegable Insertar Datos. En este caso, debes incluir Texto de las Opciones, ya que este es el resumen que ha creado OpenAI.

También puedes añadir texto estático si deseas darle formato a tu mensaje en Slack de una manera específica, pero no es necesario si solo deseas incluir el resumen de la reunión.

También puedes personalizar tu bot añadiendo un nombre en el campo Nombre del bot y un emoji en el campo Ícono del bot.

Una vez que hayas terminado de configurar tu paso, haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de probar tu acción. Cuando hagas clic en Probar acción, Zapier enviará un mensaje a Slack según cómo hayas configurado tu mensaje anteriormente.

Como siempre, es una buena idea probar tu Zap para comprobar si tu mensaje de Slack se ve bien. (Solo avisa a tu equipo antes, para que no se sorprendan). Si funcionó correctamente, deberías ver un mensaje de Slack formateado de la manera que lo configuraste.

También deberías poder ver la respuesta de prueba enviada a tu cuenta de Slack. Aquí tienes cómo se ve nuestro ejemplo:

Cuando estés satisfecho con cómo se ve la prueba, ahora estás listo para activar tu Zap. ¡Y eso es lo que llamamos un éxito!

Utiliza OpenAI para crear transcripciones y resúmenes de tus reuniones

Ahora, cada vez que se cargue un archivo de audio en Dropbox, OpenAI creará una transcripción de ese archivo, lo subirá a tu archivo de Dropbox y luego OpenAI creará un resumen de ello, y el Zap enviará ese resumen a tu canal de Slack.

De esta manera, tú y los miembros de tu equipo pueden revisar fácilmente los resúmenes de las reuniones en Slack, sin necesidad de escuchar la grabación o leer el transcripto completo.

Crear resúmenes de reuniones a partir de notas

Si normalmente no grabas las reuniones, probablemente aún necesites enviar un resumen posterior basado en las notas tomadas en la reunión. Con este flujo de trabajo, OpenAI puede crear automáticamente un resumen de tu reunión y publicarlo en Slack tan pronto como publiques tus notas de reunión. Estamos utilizando Evernote para capturar nuestras notas de reunión, pero puedes utilizar cualquier aplicación de toma de notas que se conecte con Zapier y seguir los mismos pasos básicos.

Si quieres empezar con una plantilla, haz clic en la plantilla de Zap a continuación y serás redirigido al editor de Zapier. Necesitarás crear una cuenta en Zapier si aún no tienes una. Luego, sigue las instrucciones a continuación para configurar tu Zap.

Antes de comenzar

Asegúrate de configurar primero una cuenta de OpenAI, que es gratuita de crear. Una vez que hayas abierto tu cuenta, genera tu clave de API en la pestaña de configuración.

Recuerda copiar la clave. Más adelante necesitarás esta clave de API al conectar tu cuenta de OpenAI a Zapier.

Configura tu disparador de Evernote

En primer lugar, configure su desencadenante: el evento que inicia su Zap. Seleccione Evernote como su aplicación de desencadenante y Nueva etiqueta agregada a la nota como su evento de desencadenante.

Si aún no lo has hecho, se te pedirá que conectes tu cuenta de Evernote. Haz clic en Elegir una cuenta... y selecciona una cuenta del menú desplegable (si ya has conectado Evernote a Zapier anteriormente) o haz clic en + Conectar una nueva cuenta.

Haz clic en Continuar. A continuación, selecciona de qué etiqueta deseas recopilar tus notas de reunión.

Haz clic en el menú desplegable para ver las etiquetas disponibles en tu cuenta de Evernote conectada. En este caso, hemos configurado una etiqueta llamada Notas de reuniones para que cada vez que añadimos esta etiqueta a una nota, se active el Zap. Ahora, selecciona tu etiqueta. (Si no se selecciona ninguna etiqueta, el Zap se activará en todas las notas.)

Haz clic en Continuar.

Ahora debes probar tu disparador. Zapier encontrará una nota reciente con la etiqueta que agregaste. Esto se utilizará para configurar el resto de tu Zap.

Si no tienes ninguna nota, agrega una nota de muestra y etiquétala correctamente, luego prueba tu Zap.

Haz clic en Probar disparador. Se importará la muestra de nota con la etiqueta correcta. Una vez que veas que tu disparador funciona correctamente, haz clic en Continuar.

Configura tu acción de OpenAI

Ahora vamos a configurar la acción: el evento que realizará tu Zap una vez que se active. Selecciona OpenAI como tu aplicación de acción y Enviar Mensaje como tu evento de acción. Haz clic en Continuar.

A continuación, si aún no lo has hecho, se te pedirá que conectes tu cuenta de OpenAI a Zapier. Haz clic en Elegir una cuenta... y selecciona una cuenta del menú desplegable (si ya has conectado OpenAI a Zapier antes) o haz clic en + Conectar una nueva cuenta, luego haz clic en Continuar.

A continuación, se te pedirá que introduzcas tu clave de API de OpenAI, que has copiado anteriormente.

A continuación, debes indicarle a tu Zap cómo generar un resumen de tus notas de reunión.

Puedes importar datos desde tus Evernotes haciendo clic dentro de cualquier campo vacío en donde desees que vaya los datos y seleccionando una opción del menú desplegable Insertar Datos. Esto incluye el modelo de IA, la indicación, la temperatura y la longitud máxima.

La parte más importante de esta configuración es tu indicación. En el campo de Indicación, escribe lo que quieres que el AI escriba. En esta instancia, nuestra indicación es: ¿Puede crear un resumen rápido de mis notas de reunión y también incluir pasos específicos para cada persona en una lista separada de puntos? También debe corregir cualquier error gramatical y señalar si hay alguna pregunta sin responder.

Para el contenido de la reunión, extraeremos el texto de la nota de la reunión seleccionada por la muestra de Zap.

También puedes ajustar la temperatura de la redacción que buscas (niveles de creatividad) y la longitud máxima. También puedes adaptar la longitud de caracteres o palabras directamente dentro del campo Prompt de tu Zap.

Una vez que hayas terminado de personalizar estos campos, haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de probar tu acción. Cuando hagas clic en Probar y Revisar o Probar y Continuar, Zapier traerá el resumen de OpenAI según cómo hayas personalizado los campos en tu Zap.

Una vez que veas que tu desencadenador funciona correctamente, haz clic en Continuar.

Configura tu acción en Slack

A continuación, es hora de establecer otro paso de acción. Selecciona Slack para tu aplicación de acción y Enviar mensaje al canal para tu evento de acción.

Haz clic en Continuar. Se te pedirá que conectes tu cuenta de Slack. Conecta tu cuenta de Slack y haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de configurar cómo se verá tu mensaje en Slack. Selecciona qué canal de Slack quieres enviar el mensaje haciendo clic en el campo debajo de Canal.

Una vez que hayas terminado de seleccionar tu canal, ahora puedes obtener tus resultados de GPT-3 haciendo clic en el campo de Texto del Mensaje y seleccionando Texto de Opciones en el menú desplegable de datos. Esto importará un resumen completo de tu mensaje en tu mensaje de Slack.

También puedes personalizar tu bot añadiendo un nombre en el campo Nombre del Bot y añadiendo un emoji en el campo Icono del Bot. Además, puedes incluir un enlace al Zap, adjuntar imágenes, expandir automáticamente los enlaces o vincular nombres de usuario y nombres de canal.

Una vez que hayas terminado de configurar tu paso, haz clic en Continuar. Ahora es el momento de probar tu acción. Cuando hagas clic en Probar acción, Zapier enviará un mensaje a Slack según cómo hayas configurado tu mensaje anteriormente.

Es buena idea probar tu Zap para comprobar si tu mensaje de Slack se ve bien. (Solo avisa a tu equipo primero, para que no se sorprendan.) Si funcionó correctamente, deberías ver un mensaje de Slack formateado como lo configuraste.

Una vez que hayas revisado el mensaje de Slack que tu Zap ha creado, tu Zap estará listo para usar. Si algo no parece correcto, vuelve atrás y ajusta las cosas hasta que quede perfecto.

El Zap ahora creará resúmenes de reuniones y los enviará a tu canal de Slack en cuestión de segundos. Así es como se ve el nuestro:

Escribe resúmenes de reuniones con OpenAI

Ahora, cada vez que recojas notas de reuniones en Evernote, este Zap creará un resumen de tus notas, destacará los próximos pasos de cada miembro del equipo y te mostrará una lista de las preguntas sin responder enviando un mensaje al canal de Slack.

De esta manera, tú y los miembros de tu equipo pueden revisar resúmenes y próximos pasos sin necesidad de idas y venidas.

Este artículo fue publicado originalmente en febrero de 2023, pero fue actualizado más recientemente en mayo de 2023 para agregar nuevas formas de resumir reuniones con IA.